aaaaaหากจินตนาการถึงการจัดการข้อมูลที่นิยมทำกันในปัจจุบัน ในคลีนิกแห่งหนึ่งมีการเก็บรวบรวมข้อมูลคนไข้ที่มารับการรักษา ข้อมูลที่ต้องการเก็บ ได้แก่ ประวัติส่วนตัวของคนไข้ อาการที่มารับการรักษา วิธีการรักษา และผลการรักษา วิธีหนึ่งที่ทำกันก็คือการจดบันทึกข้อมูลทั้งหมดลงบนกระดาษและเก็บกระดาษนั้นไว้ ถ้ามีข้อความซ้ำกัน เช่น ชื่อ และที่อยู่ของคนไข้ ฯลฯ เจ้าหน้าที่ต้องเขียนทุกใบก็จะเป็นการเสียเวลา ดังนั้นทางคลีนิกอาจใช้วิธีจ้างโรงพิมพ์พิมพ์แบบฟอร์มขึ้นมาเพื่อให้การกรอกข้อมูลง่ายขึ้น ลองพิจารณาตัวอย่างของแบบฟอร์มที่คลีนิกแห่งหนึ่งใช้ ตามรูปที่ 3.1

รูปที่ 3.1 ตัวอย่างแบบฟอร์มบัตรคนไข้

aaaaaในการจัดข้อมูลนี้ ทางคลีนิกใช้ตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่สำหรับเก็บกระดาษแบบฟอร์มและดำเนินการเก็บเรียงไว้ในลิ้นชัก เมื่อมีคนไข้ใหม่เพิ่มขึ้นก็เพิ่มต่อกระดาษแบบฟอร์มใหม่เข้าไป ลักษณะการจัดการข้อมูลดังกล่าวเปรียบเทียบได้กับการจัดการแฟ้มข้อมูลที่ใช้ทางคอมพิวเตอร์นั่นเอง
aaaaaเมื่อพิจารณาบัตรคนไข้ จะเห็นว่า ข้อมูลที่อยู่บนบัตรมีความหมายต่าง ๆ กัน การที่ข้อมูลแสดงความหมายได้จะต้องประกอบด้วยส่วนข้อมูลที่พิมพ์บนบัตร กับส่วนข้อมูลที่กรอกเพิ่มเติม ส่วนข้อมูลที่พิมพ์บนบัตรคือส่วนที่อธิบายเนื้อหาลักษณะของข้อมูลที่ต้องการ ทำให้ส่วนข้อมูลที่กรอกเพิ่มเติมคือตัวข้อมูลชัดเจนขึ้น และทำให้ควบคุมการใช้ตัวข้อมูลให้เกิดประโยชน์กว้างขวางขึ้น การจะใช้งานข้อมูลให้ได้ผล จึงต้องมีทั้งตัวข้อมูลและคำอธิบายเนื้อหาลักษณะของข้อมูล
aaaaaหากพิจารณาถึงการจัดการข้อมูลจะหมายถึงการจัดเก็บข้อมูล-การเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการใช้งาน ในการเรียกใช้ข้อมูลเมื่อมีคนไข้มาติดต่อ เจ้าหน้าจะต้องค้นหาข้อมูลเดิมของคนไข้ ทางหนึ่งที่ทำได้คือตรวจดูข้อมูลบนบัตรแบบฟอร์มทีละใบตั้งแต่ใบแรกจนพบ การค้นหาวิธีนี้อาจเสียเวลาบ้าง แต่หากการจัดเก็บข้อมูลมีการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษร เช่น ก ข ค... ไว้แล้ว เมื่อทราบชื่อคนไข้และค้นหาตามตัวอักษรก็จะพบข้อมูลได้เร็วขึ้น
aaaaaระบบฐานข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานประจำวัน การตัดสินใจของผู้บริหารจะกระทำได้รวดเร็ว ถ้ามีข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอ จึงมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศดังกล่าว แต่การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่ทำให้ระบบมีระเบียบแบบแผนที่ดี
aaaaaการเก็บข้อมูลนั้นผู้จัดเก็บจำเป็นต้องทำการแยกแยะ และพยายามหาทางลดขนาดของข้อมูลให้สั้นที่สุด แต่ให้ได้ความหมายในตัวเองมากที่สุด โดยปกติข้อมูลที่ต้องการเก็บมีเป็นจำนวนมาก เช่น บริษัทแห่งหนึ่งมีข้อมูลเก็บเป็นจำนวนหลายแฟ้ม การเก็บข้อมูลจึงจำเป็นต้องแยกกลุ่มออกจากกัน แต่ข้อมูลระหว่างกลุ่มก็อาจจะมีความสัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องกันได้ ความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มนี้เองเป็นส่วนที่ทำให้เกิดระบบฐานข้อมูล ซึ่งเป็นศาสตร์ที่จำเป็นต้องเข้าใจหลักการและวิธีการเพื่อให้เกิดการเก็บ เรียกหา ค้นหา หรือใช้งานข้อมูลได้ประสิทธิภาพสูงสุด จึงมีการแยกกลุ่มข้อมูล โดยยึดหลักการพื้นฐานว่าข้อมูลแต่ละกลุ่มจะเป็นสิ่งที่มองเห็นหรือจับต้องได้ เช่น คน สิ่งของ สินค้า สถานที่ ข้อมูลแต่ละกลุ่มที่แยกนี้เรียกว่า เอนทิตี (entity) โดยสรุปเอนทิตี หมายถึง สิ่งที่เราสามารถมองเห็นภาพลักษณ์ได้ โดยข้อสนเทศของเอนทิตีจะสามารถแยกออกได้เป็นสองส่วน คือ เนื้อหาและข้อมูล
aaaaaสำหรับเนื้อหาของเอนทิตีชนิดเดียวกันจะมีลักษณะเหมือนกัน แต่ส่วนของข้อมูลจะแตกต่างกันออกไป เนื้อหาจึงเป็นส่วนที่จะบอกรายละเอียดเพื่อขยายข้อมูลให้ได้ความหมายครบถ้วนยิ่งขึ้น พิจารณาจากระบบข้อมูลโดยดูตัวอย่างเอนทิตีของบุคลากรของบริษัทแห่งหนึ่ง ในตารางที่ 3.1

ตัวอย่างเอนทิตีของบุคลากร

aaaaaโดยปกติเอนทิตีต่างกันก็จะมีเนื้อหาที่แตกต่างกันออกไปด้วย เช่น เอนทิตีของบุคลากรจะแตกต่างจากเอนทิตีของสินค้าซึ่งมีรายละเอียดตามตารางที่ 3.2

ตัวอย่างเอนทิตีของสินค้า

aaaaaการใช้คอมพิวเตอร์จัดการระบบฐานข้อมูลนั้น ข้อมูลของเอนทิตีต่าง ๆ จะได้รับการนำไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ข้อมูลที่เก็บไว้อาจได้รับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมหรือตัดออกได้ การเก็บข้อมูลจะทำการเก็บข้อมูลไว้หลาย ๆ เอนทิตี และเมื่อมีการเรียกใช้อาจนำเอาข้อมูลจากหลาย ๆ เอนทิตีนั้นมาสัมพันธ์กันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
aaaaaดังนั้นในการเก็บข้อมูลเข้าในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ จำเป็นต้องบ่งบอกลักษณะของข้อมูลของเอนทิตีนั้น ๆ ให้แน่นอน โดยปกติการกำหนดลักษณะของข้อมูลจะกำหนดในรูปแบบตัวอักษรหรือตัวเลข ดังตัวอย่างเอนทิตีของลูกค้า ในตาราง 3.3

การกำหนดลักษณะการจัดเก็บข้อมูลของเอนทิตีของลูกค้า

aaaaaการมองลักษณะของเอนทิตีดังได้กล่าวนี้อาจมองในรูปแบบของแฟ้มข้อมูลก็ได้ รายละเอียดของข้อสนเทศที่จะนำมาใช้ได้ต้องประกอบด้วยเนื้อหา ข้อมูล และลักษณะของข้อมูล สำหรับลักษณะของข้อมูลในแฟ้มข้อมูลเรียกว่า โครงสร้างแฟ้ม (file structure) ส่วนตัวข้อมูลที่เก็บนี้จะเป็นข้อมูลที่เก็บไว้ในหน่วยความจำนั่นเอง
aaaaaการจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ที่ถือว่ามีประสิทธิภาพ คือ การใช้เนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลน้อยที่สุด และจะต้องเรียกค้นหาข้อมูลได้ง่าย ดังนั้นจึงมีการแบ่งเอนทิตีออกเป็นส่วนย่อย ๆ เพื่อใช้เรียกข้อมูลย่อย ส่วนย่อยของเอนทิตีนี้เรียกว่า เขตข้อมูล (field) ดังตัวอย่างโครงสร้างแฟ้ข้อมูลลูกค้าในตารางที่ 3.4

ตัวอย่างโครงสร้างแฟ้มข้อมูลลูกค้า

aaaaaเมื่อนำเขตข้อมูลทั้งหมดของแฟ้มมาวางเรียงกัน จะเกิดรูปแบบที่ทางคอมพิวเตอร์มองเห็น เรียกว่า ระเบียน (record) ซึ่งสามารถใช้เป็นเครื่องบ่งบอกถึงโครงสร้างของแฟ้มนั้นได้ เช่น แฟ้มลูกค้า มีโครงสร้างระเบียนตามตารางที่ 3.5

ตัวอย่างโครงสร้างระเบียนของแฟ้มข้อมูลลูกค้า

aaaaaในแต่ละระเบียนอาจเลือกเขตข้อมูลหนึ่ง ซึ่งสามารถบ่งบอกความแตกต่างของข้อมูลให้ทราบได้อย่างมีนัยสำคัญมาเป็นตัวบ่งชี้ความแตกต่างของระเบียนแต่ละระเบียน ซึ่งเรียกว่า กุญแจ (key) เช่น ระเบียนของลูกค้าอาจเลือกเขตข้อมูล NAME เหมือนกัน แสดงว่าเป็นรายเดียวกัน แต่ถ้าไม่ เหมือนกันแสดงว่าเป็นคนละรายกัน
aaaaaในระบบความสัมพันธ์ของฐานข้อมูลที่กล่าวถึงนี้เป็นระบบฐานข้อมูลที่มีการเก็บข้อมูลเป็นแฟ้ม แต่ละแฟ้มอาจเก็บไว้ในรูปตารางสองมิติ โดยความสัมพันธ์ของข้อมูลจะมีความสัมพันธ์ในเชิงแถว (row) และ สดมภ์ (column) ตามตัวอย่างในตารางที่ 3.6

ตัวอย่างความสัมพันธ์ของข้อมูลในแฟ้มข้อมูล

aaaaaพิจารณาตารางที่ 3.6 จะพบว่า แต่ละแถวจะแสดงระเบียน แต่ละระเบียน แต่ละสดมภ์จะแสดงเขตข้อมูลต่าง ๆ แต่ละเขตข้อมูลที่มีชื่อกำกับบอกไว้ จะสังเกตได้ว่าความสัมพันธ์ของข้อมูลจะสัมพันธ์กันในแต่ละระเบียน โดยมีความหมายในตัวเองและไม่เกี่ยวข้องกับลำดับระเบียน

ย้อนกลับ

aaaaaระบบฐานข้อมูลจะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลจำนวนหลาย ๆ แฟ้ม ข้อมูลเหล่านี้จะต้องมีการจัดระบบข้อมูลไว้อย่างดี กล่าวคือ ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลเดียวกันจะต้องไม่มีการซ้ำซ้อนกันแต่ระหว่างแฟ้มอาจมีการซ้ำซ้อนกันได้บ้าง และต้องเปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูล และค้นหาได้ง่าย นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มเติม หรือลบออกได้โดยไม่ทำให้ข้อมูลอื่นเสียหาย ดังตัวอย่างในรูปที่ 3.2

ตัวอย่างแฟ้มข้อมูลในฐานข้อมูลโรงเรียน

aaaaaในรูป แสดงแฟ้มข้อมูลทั้งหมดที่ประกอบรวมอยู่ในฐานข้อมูล ส่วนของข้อมูลที่ซ้ำซ้อน คือส่วนของข้อมูลที่แรเงา การเก็บข้อมูลอาจแยกอิสระเป็นแฟ้มเลยก็ได้ แต่มีส่วนชี้แสดงความสัมพันธ์ถึงกันดังรูปที่ 3.3 ระบบฐานข้อมูลนี้

aaaaa1) แฟ้มข้อมูลอาจารย์
aaaaa2) แฟ้มข้อมูลนักเรียน
aaaaa3) แฟ้มข้อมูลวิชาเรียน
aaaaa4) แฟ้มข้อมูลห้องเรียน

แสดงความสัมพันธ์ของแฟ้มแต่ละแฟ้มในฐานข้อมูล

aaaaaสมมติว่าแฟ้มข้อมูลอาจารย์ประกอบด้วยเขตข้อมูลต่าง ๆ ดังนี้ ชื่อ ตำแหน่ง เงินเดือน ที่อยู่ ฯลฯ ส่วนแฟ้มข้อมูลนักเรียนนั้นก็ต้องมีตัวชี้ว่ามีใครเป็นอาจารย์ประจำชั้น หรือในแฟ้มอาจจะมีตัวชี้ว่าใครเป็นผู้สอน เป็นต้น
aaaaaโดยปกติ อาจเก็บชื่ออาจารย์ที่ปรึกษาไว้ในแฟ้มของนักเรียนเลยก็ได้ แต่จะทำให้ เสียเนื้อที่การเก็บข้อมูลมากขึ้น ดังนั้นจึงต้องหาทางสร้างตัวชี้ เพื่อแยกแยะข้อมูลในแต่ระเบียน ตัวอย่างเช่น ข้อมูลนักเรียนประกอบด้วย เลขประจำตัว ชื่อ สกุล รหัสอาจารย์ประจำชั้น

ย้อนกลับ

aaaaaโดยปกติความสัมพันธ์ของแต่ละแฟ้มจะมีส่วนของตัวชี้ที่จะบอกว่าข้อมูลของระเบียนเดียวกันอยู่ที่ใดในแฟ้มอื่น ๆ เช่น เมื่อแบ่งแยกแฟ้มออกเป็น 3 แฟ้ม คือ นักเรียน,อาจารย์ และ วิชา โดยแต่ละแฟ้มจะมีตัวชี้บ่งบอกว่าข้อมูลที่สัมพันธ์กันอยู่ที่ใด ดังตัวอย่างในรูปที่ 3.4

ตัวอย่างโครงสร้างข้อมูลในระบบฐานข้อมูลที่สัมพันธ์กัน

aaaaaโครงสร้างข้อมูลในฐานข้อมูลตามรูปที่ 3.4 ประกอบด้วย 3 แฟ้ม ในแต่ละแฟ้มมีความสัมพันธ์ถึงกัน เช่น ข้อมูลในแฟ้มนักเรียนจะมีส่วนที่เป็นกุญแจที่ชี้บอกความสัมพันธ์กับแฟ้มอาจารย์ว่าอาจารย์ประจำชั้นชื่ออะไร
aaaaaกรณีที่การหาข้อมูลของนักเรียน เช่น นักเรียนรหัสประจำตัว 008 มีชื่อว่าอะไร มีใครเป็นอาจารย์ประจำชั้น และเรียนวิชาอะไร ลักษณะการค้นหาคือ ค้นหาในแฟ้มนักเรียนทีละระเบียนจนพบระเบียนที่มีระรหัสเป็น 008 ก็จะทราบชื่อนักเรียนและมีกุญแจที่เป็นตัวชี้ว่าข้อมูลนี้สัมพันธ์กับข้อมูลในแฟ้มอาจารย์ ทำให้โยงต่อว่าอาจารย์ชื่ออะไร และจะทราบกุญแจซึ่งเป็นตัวชี้ว่าอาจารย์สอนวิชาอะไร เป็นต้น การค้นหาข้อมูลที่มีกุญแจเป็นตัวชี้ข้อมูลจะทำให้เราเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

ย้อนกลับ

aaaaaในการเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ในรูปแบบแฟ้มนั้นต้องประกอบด้วยเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตรวมกันเป็นระเบียน การเก็บและการเรียกข้อมูลจะกระทำทีละระเบียน การแบ่งประเภทของแฟ้มจึงมักแบ่งแยกตามรูปแบบลักษณะการเรียกค้นหา ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 แบบด้วยกันคือ แฟ้มลำดับ (sequential file) แฟ้มสุ่ม (random file) และ แฟ้มดัชนี (index file) ดังนี้

aaaaa1) แฟ้มลำดับ เป็นแฟ้มที่มีโครงสร้างการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุด กล่าวคือ เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลลงในแฟ้มทีละระเบียน ข้อมูลจะเข้าต่อท้ายเรียงกันไป ในการย้ายข้อมูลก็จะอ่านข้อมูลที่ละระเบียน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายอาจเปรียบเทียบได้กับการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ซึ่งสมมติว่าในม้วนเทปหนึ่งมีการเก็บเพลงได้ 10 เพลง ความยาวเพลงละ 3 นาที ซึ่งหากต้องการค้นหาเพลงใดก็ต้องเริ่มต้นจากเพลงแรกไปเป็นลำดับจนกว่าจะพบ
aaaaa2) แฟ้มสุ่ม เป็นแฟ้มที่มีคุณสมบัติที่ผู้ใช้สามารถอ่านหรือเขียนที่ตำแหน่งใด ๆ ก็ได้โดยไม่ต้องเรียงลำดับจากต้นแฟ้ม เช่น กรณีของการเก็บข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต ถ้าต้องการอ่นเพลงที่ 5 ก็จะคำนวณความยาวของสายเทป เพื่อให้มีการเคลื่อนสายเทปไปยังตำแหน่งที่ต้องการแล้วจึงเริ่มอ่าน กรณีนี้จะทำได้เร็วกว่าสแบบลำดับ
aaaaa3) แฟ้มแบบดัชนี แฟ้มแบบนี้จำเป็นต้องมีการจัดเรียงข้อมูลในเขตข้อมูลที่เป็นดัชนีเสียก่อน เพื่อประโยชน์ในการค้นหา การหาตำแหน่งในการเขียนการอ่านในระเบียนที่ต้องการปกติจะใช้ข้อมูลที่เป็นกุญแจสำหรับการค้นหา เพื่อความสะดวกในการกำหนดตำแหน่งการเขียนอ่าน ดังตัวอย่างเช่น ถ้าใช้ชื่อเพลงเป็นกุญแจสำหรับการค้นหา จะมีการเก็บชื่อเพลงโดยมีการจัดเรียงตามตัวอักษร เมื่อค้นหาชื่อเพลงได้ ก็ได้ลำดับเพลง ซึ่งสามารถนำไปคำนวณหาตำแหน่งที่ต้องการเขียนอ่านได้ต่อไป

ย้อนกลับ

aaaaaในการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ ถึงแม้จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพดีแล้วก็ตาม ยังต้องมีชุดคำสั่ง (software) ที่จะควบคุมการทำงานของเครื่องอีกด้วย บุคคลที่ได้คุ้นเคยกับการเขียนชุดคำสั่งด้วยคำสั่งด้วยคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ เช่น ภาษาเบสิก ภาษาฟอร์แทรน อาจจะประสบปัญหาการเขียนชุดคำสั่งที่เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูล ตัวอย่างเช่น บริษัทแห่งหนึ่งต้องการประมวลผลข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนของพนักงาน ข้อมูลเกี่ยวกับการทำบัญชีรายรับรายจ่าย ข้อมูลของระบบสินค้าคงคลัง โดยทั่ว ๆ ไป ในการเขียนชุดคำสั่ง หรือใช้งานคอมพิวเตอร์เพื่อให้ ได้จุดประสงค์ตามความต้องการดังกล่าว อาจจะใช้หลักการทำงานโดยวิธีการจัดแฟ้ม ซึ่งเรียกวิธีนี้ว่า ระบบการจัดกระทำแฟ้มข้อมูล (file handing system) ดังรูปที่ 3.5

ระบบการจัดกระทำแฟ้มข้อมูล

aaaaaเราจะต้องเขียนโปรแกรมคำนวณเงินเดือน ซึ่งจะทำการดึงเอาข้อมูลเงินเดือนมาจากแฟ้มที่เก็บข้อมูลเงินเดือนมาทำการประมวลผล ส่วนโปรแกรมจัดทำบัญชีก็จะต้องติดต่อกับแฟ้มที่เก็บข้อมูลทางบัญชี และโปรแกรมสินค้าคงคลังก็จะเกี่ยวข้องกับแฟ้มข้อมูลสินค้าคงคลัง เมื่อต้องการโปรแกรมเพื่อจุดประสงค์อะไร ก็ต้องเขียนโปรแกรมนั้นขึ้นมาเอง พร้อมกับต้องสร้างแฟ้มข้อมูลเก็บข้อมูลที่ต้องการนำมาประมวลผลอีกด้วย
aaaaaเมื่อมาถึงจุดนี้ จะเห็นว่าการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ให้มีประสิทธิภาพจริง ๆ อาจต้องจ้างผู้มีความรู้พิเศษทางด้านคอมพิวเตอร์มาทำงานโดยเฉพาะอย่างไรก็ตามในปัจจุบันระบบไมโครคอมพิวเตอร์มีเครื่องทุ่นแรงที่เรียกว่า โปรแกรมสำเร็จ ซึ่งจะช่วยทำงานเฉพาะด้านที่ผู้ใช้ต้องการ โดยผู้ใช้อาจจะใช้เวลาในการเรียนรู้เพื่อใช้งานไม่นานก็สามารถที่จะใช้ทำงานที่ไม่ยุ่งยากได้อย่างมีประสิทธิภาพ โปรแกรมสำเร็จส่วนใหญ่จะถูกจัดเตรียมขึ้นมาเพื่อให้เหมาะกับการใช้งานเฉพาะอย่าง ในที่นี้จะขอกล่าวถึงโปรแกรมสำเร็จซึ่งจะทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นแฟ้มที่มีระเบียบ ง่ายต่อการใช้งาน และช่วยทำให้ผู้ใช้ประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ ตามความต้องการได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมเหล่านี้จะใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล หรือที่เรียกว่า ดีบีเอ็มเอส (Data Base Management System : DBMS)
aaaaaโปรแกรมสำเร็รที่ใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลนี้ มีความสามารถทางด้านการจัดการแฟ้มข้อมูลมากมาย เช่น การสร้างแฟ้ม การกำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลซึ่งความสัมพันธ์ข้อมูลนี้สามารถใช้ประมวลผลข้อมูลหลาย ๆ แฟ้มรวมกันเสมือนเป็นแฟ้มใหญ่แฟ้มเดียวได้ มีวิธีการจัดระบบข้อมูลให้เป็นระเบียบเรียบร้อย สามารถที่จะค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้สะดวกรวดเร็ว และยังหาวิธีการที่จะประหยัดเนื้อที่ของหน่วยความจำซึ่งอาจจะใช้แผ่นบันทึกข้อมูลเป็นที่เก็บข้อมูลของแฟ้มต่าง ๆ
aaaaaดังนั้นเมื่อใช้โปรแกรมสำเร็จ ดีบีเอ็มเอส เข้ามาแทนระบบการจัดแฟ้มดังในรูปที่ 3.6 จะทำให้ผู้ใช้งานได้สะดวกรวดเร็วขึ้น การจัดระบบแฟ้มสามารถทำได้โดยผู้ใช้คำสั่งที่ ดีบีเอ็มเอส ได้เตรียมไว้แล้ว เช่น คำสั่งสร้างแฟ้มข้อมูล คำสั่งเพิ่มหรือลดข้อมูล

ตัวอย่างการใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลแทนระบบจัดกระทำแฟ้มข้อมูล

aaaaaข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้ภายในแฟ้มจะถูกจัดสรรด้วยการควบคุมของ ดีบีเอ็มเอสแฟ้มต่าง ๆ เหลานั้นอาจจะถูกสร้างพร้อมกันครั้งเดียว โดยผู้ใช้เป็นผู้ป้อนข้อมูลเข้าไปในเครื่องคอมพิวเตอร์ ผู้ใช้สามารถนำข้อมูลต่าง ๆ มาประมวลผลตามความต้องการ โดยเขียนโปรแกรมด้วยชุดคำสั่งง่าย ๆ ซึ่งระบบ ดีบีเอ็มเอส ได้เตรียมไว้แล้ว จากตัวอย่างในรูปที่ 3.6 ข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือน บัญชี และสินค้าคงคลังได้เก็บรวบรวมไว้ภายในแผ่นบันทึกข้อมูลซึ่งรวมอยู่ภายในแฟ้มชุดเดียวกัน แล้วเขียนโปรแกรมเพื่อคำนวณเงินเดือน จัดทำบัญชี และสินค้าคงคลัง โดยที่โปรแกรมต่าง ๆ จะติดต่อกับข้อมูลภายในแฟ้มโดยผ่านทาง ดีบีเอ็มเอส และถ้าต้องการเขียนโปรแกรมเพื่อประมวลผลตามจุดประสงค์ใหม่ก็สามารถทำได้โดยการเขียนโปรแกรมเพิ่มขึ้น

ย้อนกลับ

aaaaaสมัยก่อน ในศูนย์คอมพิวเตอร์จะเห็นภาพผู้คนนั่งเจาะบัตรคอมพิวเตอร์ให้เป็นรหัสทั้งส่วนที่เป็นข้อมูลหรือโปรแกรม การทำงานในสมัยนั้นส่วนใหญ่ใช้การประมวลผลแบบกลุ่ม โดยนำข้อมูลเก็บไว้ในเทปบันทึก แล้วนำมาประมวลผล เพื่อทำรายงานตามความต้องการ การทำงานในลักษณะประมวลผลแบบกลุ่มก็ยังคงมีอยู่ถึงปัจจุบันโดยเฉพาะงานวิจัย
aaaaaการแจ้งผลสอบผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของธนาคาร ต้องมีการค้นหาข้อมูลผลสอบ และตอบให้ทราบทันทีทั้งที่เป็นระบบเสียงพูดและระบบแสดงผลบนจอภาพ เป็นตัวอย่างที่แสดงว่า การทำงานกับระบบฐานข้อมูลเริ่มมีความจำเป็นจะต้องมีการประมวลผลผ่านสายโทรศัพท์ที่เรียกว่า การประมวลผลแบบเชื่อมตรง การประมวลผลแบบนี้ มีการเรียกค้นหาข้อมูลและปรับปรุงแก้ไขข้อมูลได้ตลอดเวลา จึงนิยมใช้กันแพร่หลายมากขึ้น
aaaaaต่อมาไมโครคอมพิวเตอร์ได้เป็นที่นิยม โดยมีขีดความสามารถทางด้านความจุข้อมูลของฮาร์ดดิสก์ (hard disk) เพิ่มขึ้นในขณะที่ราคาลดลง และมีโปรแกรมสำเร็จเกี่ยวกับการจัดการฐานข้อมูลที่ใช้ง่าย ๆ เกิดขึ้นหลายโปรแกรม แนวโน้มการใช้งานประมวลผลข้อมูลด้วยไมโครคอมพิวเตอร์จึงเป็นที่นิยมมากขึ้น
aaaaaเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา วิธีจัดการฐานข้อมูลก็ได็รับการพัฒนาให้ก้าวหน้าขึ้นเป็นลำดับ การจัดการฐานข้อมูลจึงเป็นศาสตร์ที่มีการศึกษาเล่าเรียนกันในหลาย ๆ ระดับ การจัดการฐานข้อมูลจะยึดหลักการที่สำคัญคือ

aaaaa1) ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลเป็นแฟ้ม โดยกระจายอยู่ในหลาย ๆ แฟ้ม มักจะพบปัญหาของการปรับแก้ไขข้อมูล เพราะต้องคอยปรับปรุงข้อมูลให้ครบทุกแฟ้ม มิฉะนั้นจะพบกับปัญหาความซ้ำซ้อนของข้อมูล ซึ่งทำให้การบริหารข้อมูลทำได้ยากข้อมูลจึงควรได้รับการออกแบบและเก็บอยู่ในฐานข้อมูลที่ใดที่เดียว เพื่อลดความซ้ำซ้อน
aaaaaในการกำหนดรูปแบบข้อมูลจะต้องทำให้ข้อมูลทั้งฐานข้อมูลเป็นรูปเดียวกัน เช่น การกำหนดข้อมูลชื่อ ให้ใช้ชื่อแล้วเว้นช่องว่างจึงเป็นนามสกุล และมีตำแหน่งต่อท้ายแทนการขึ้นต้น เช่น พ.ท. สมชาย ดีใจ เก็บเป็น สมชาย ดีใจ พ.ท. เป็นต้น เมื่อมีการกำหนดรูปแบบข้อมูลที่ชัดเจน และถือปฏิบัติใช้ทั้งฐานข้อมูลก็จะลดปัญหาการจัดการฐานข้อมูลลงไปได้มาก ทำให้ข้อมูลเป็นกลางและใช้ร่วมกันได้ นอกจากนี้ยังมีหลายสาเหตุที่อาจก่อให้เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลในฐานข้อมูล ซึ่งจะต้องคำนึงถึงในการออกแบบฐานข้อมูล
aaaaaข้อมูลจะต้องใช้งานได้กับผู้ใช้หลาย ๆ ประเภท หรือหลายแบบ เช่น ข้อมูลในฐานข้อมูลของจังหวัด จะต้องใช้ได้ทุกอำเภอ
aaaaaความต้องการข้อมูลของแต่ละหน่วยงานอาจมีรายละเอียดที่ต่างกัน เช่น แผนกขายต้องการชื่อที่อยู่ของลูกค้าเพื่อติดต่อส่งเสริมการขาย แผนกติดตามหนี้ต้องการได้รายละเอียดเกี่ยวกับประวัติหนี้ค้างของลูกค้า
aaaaaการเรียกชื่อข้อมูล อาจจะเรียกแตกต่างกัน เช่น ชื่อสินค้า อาจเรียกได้หลายอย่างในชื่อสินค้าเดียวกัน
aaaaa2) กำหนดมาตรฐานข้อมูล ในการสร้างฐานข้อมูลจะต้องให้ข้อมูลที่จัดเก็บเป็นมาตราฐาน มีการกำหนดรหัสที่เป็นมาตราฐาน มีการกำหนดคำหลัก (keyword) หรือค่าที่ใช้แทนข้อมูลอย่างเดียวกันเพื่อให้ได้ความหมายต่อการใช้งานที่ดี
aaaaa3) มีระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลจำเป็นต้องจัดแบ่งระดับความสำคัญของข้อมูลเพื่อกำหนดผู้ใช้ มีการควบคุมข้อมูล เพื่อบ่งบอกว่าใครจะเป็นผู้แก้ไขหรือข้อมูลได้บ้าง มีการบันทึกประวัติการแก้ไขข้อมูลเพื่อตรวจสอบ ข้อมูลที่จัดเก็บนั้นอาจมีความสำคัญ ดังนั้นการแก้ไขหรือปรับปรุงข้อมูลโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์นั้นอาจทำให้ข้อมูลเสียหายได้
aaaaa4) มีความเป็นอิสระจากโปรแกรม ระบบจัดการฐานข้อมูลที่ดีจะต้องเป็นระบบที่ข้อมูล และฐานข้อมูลมีความเป็นอิสระจากโปรแกรม ทำให้สามารถใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลใด ๆ จัดการฐานข้อมูลได้ การออกแบบให้ข้อมูลเป็นอิสระนี้ทำให้ข้อมูลใช้ได้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ทุกรูบแบบ
aaaaa5) รวมข้อมูลเป็นฐานข้อมูลกลาง แต่เดิมมีการเก็บข้อมูลแยกเป็นแฟ้มกระจัดกระจาย จึงต้องเก็บข้อมูลด้วยเทป แต่ในปัจจุบันด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยสามารถรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันเป็นฐานข้อมูลกลาง ทำให้ระบบการทำงานใช้ข้อมูลร่วมกันได้

aaaaaการดำเนินงานฐานข้อมูลจะต้องมีการจัดการเตรียมฐานข้อมูลและบริหารข้อมูล โดยจัดแบ่งแยก ปรับปรุงข้อมูล และตรวจสอบความถูกต้องหน้าที่หลักของผู้บริหารฐานข้อมูล จึงประกอบด้วยการจัดเก็บข้อมูล การติดต่อประสานงานกับแหล่งข้อมูลและที่มาของข้อมูล จึงประกอบด้วยการจัดเก็บข้อมูล การติดต่อประสานงานกับแหล่งข้อมูลและที่มาของข้อมูลตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แบ่งกลุ่ม จัดลำดับ กำหนดรหัสข้อมูล สรุปผลทำรายงาน คำนวณเก็บรักษาข้อมูลโดยต้องคำนึงถึงความปลอดภัยและเชื่อถือได้ของข้อมูล การค้นหาข้อมูล การสำรวจข้อมูล และเผยแพร่แจกจ่ายข้อมูล

ย้อนกลับ